Wat is het?

Als je met een project begint, dan is het verstandig om eerst ‘het probleem’ dat je met je project wilt aanpakken duidelijk te benoemen. Een ‘probleem’ is een verschil tussen een huidige situatie en een gewenste situatie. Een probleem hoeft dus niet per se iets te zijn wat niet goed gaat. Het kan ook iets zijn dat prima loopt, maar wat misschien nog sneller, leuker, gemakkelijker of efficiënter kan.

 

Een organisatieveranderingsproject is altijd bedoeld om iets te verbeteren: om ervoor te zorgen dat de organisatie beter functioneert. Bij een project is er dus altijd sprake van een verschil tussen een huidige en een gewenste situatie, en dus van ‘een probleem’. De formulering van deze discrepantie tussen een huidige en een gewenste situatie noemen we de probleemstelling van je project. Het benoemen van het probleem, het formuleren van de probleemstelling en het globaal beschrijven en analyseren van het knel- of verbeterpunt, noemen we de probleemidentificatie-stap van een project.

 

Wanneer gebruik je het en waarom?

De probleemidentificatie-stap houdt in dat je, nog voordat je project officieel van start gaat, een kort vooronderzoek doet. Het doel van dit vooronderzoek is om het samen met de belangrijke spelers in het project eens te worden over de focus van het project: Wat is het probleem? Waar gaan we mee aan de slag? De resultaten van dit vooronderzoek leg je meestal vast in een offerte, project-A4, of projectvoorstel. Op basis hiervan besluit je opdrachtgever vervolgens of je toestemming (mandaat) en budget krijgt om je project uit te voeren.

 

De probleemidentificatie vormt dus het startschot voor je project. Een goede probleemidentificatie geeft vanaf het begin richting aan je project. Voor iedereen is duidelijk wat je wilt bereiken en waarom. Besteed daarom  zorgvuldig aandacht aan deze stap, ook al is er in het begin nog heel veel onduidelijk en onzeker. De probleemidentificatie is juist bedoeld om een deel van die onduidelijkheid en onzekerheid in een zo vroeg mogelijk stadium op te heffen.

 

Hoe pas je het toe?

Bij de probleemidentificatie doorloop je in korte tijd de opeenvolgende stappen van de onderzoekscyclus: (a) je formuleert je onderzoekvraag, (b) je verzamelt informatie, (c) je analyseert die informatie en (d) je trekt daaruit conclusies.

 

a. Onderzoeksvraag

Je onderzoeksvraag bij een probleemidentificatieonderzoek is simpel: “Wat is het kernprobleem of verbeterpunt dat moet worden aangepakt?”

 

b. Informatie verzamelen

Je belangrijkste bron van informatie is meestal het gesprek (intake-interview) met de opdrachtgever: een leidinggevende heeft een klus voor je en legt je in een gesprek uit waar je hem mee kunt helpen. Daarnaast kun je bijvoorbeeld gebruik maken van deskresearch (zoek op internet, vraag naar beschikbare interne rapporten), observatie (vraag een rondleiding) en eventueel een checklist die je door een paar mensen laat invullen.

Op je vragenlijst voor het interview met de opdrachtgever hoeft in principe maar één vraag te staan: “Wat is volgens u het probleem?” Vervolgens luister je naar het antwoord, vat je het antwoord samen en vraag je door: “Is dit volgens u het kernprobleem?”, “Zijn er nog andere problemen?”, etc. Als dit je te weinig houvast geeft, kun je ook een generieke probleemanalysemethode gebruiken als basis voor je interview. Vaak wordt de 6W-methode gebruikt. Bijvoorbeeld de SWOT- en de 7S-methode zijn ook goed bruikbaar.

 

c. Informatie analyseren

Het analyseren van onderzoeksgegevens betekent eigenlijk niets anders dan het samenvatten van de informatie, zodat de essentie zichtbaar wordt en je antwoord kunt geven op je onderzoeksvragen. In de probleemidentificatiefase verzamel je vooral kwalitatieve informatie. Als je veel informatie hebt, dan kun je in de probleemidentificatiefase een kwalitatieve coderingsmethode gebruiken om je informatie te analyseren. In zijn meest simpele vorm doe je dit als volgt:

• Markeer in de aantekeningen van de gesprekken die je hebt gevoerd alle zinnen waarin een probleem of verbeterpunt wordt benoemd (je kunt dit ook doen met ander materiaal dat je in deze fase hebt verzameld).
• Schrijf elke zin die je hebt gemarkeerd op een post-it.
• Orden je post-its op een tweedimensionaal vlak, bijvoorbeeld op de muur en kijk of je er een logische structuur in herkent.

 

d. Conclusies trekken

In de conclusies vat je tot slot zeer kort en puntsgewijs samen wat volgens jou het belangrijkste probleem is of wat de belangrijkste problemen zijn.

 

Meer informatie

• Boek: Leen, J. & Mertens, J. (2021). Praktijkgericht onderzoek in bedrijf. Bussum: Couthinho. Hoofdstuk 3 & Paragraaf 4.2.1.
• Verhoeven, N. (2022). Wat is onderzoek: praktijkboek voor methoden en technieken. Amsterdam: Boom. Hoofdstuk 3.
• Video: Minor ZPBM (Windesheim. Hoe maak je een probleemanalyse? https://youtu.be/KUiMmZjNEP8