Intake-interview

Het startgesprek met je opdrachtgever

 

 

Wat is het?

Als organisatieadviseur voer je je projecten uit in opdracht van iemand binnen de organisatie die hiertoe bevoegd is. Meestal is dat een manager. De start van je project is vaak een gesprek waarin hij je vertelt dat er een vraagstuk is waar hij jouw hulp bij nodig heeft. In korte tijd moet je dan genoeg informatie verzamelen om met een suggestie voor de aanpak te komen.      

 

Wanneer gebruik je het? En waarom?

Als intern adviseur heb je vaak eens in de één of twee weken een vaste afspraak met de manager die jij adviseert. Vaak gaat het in die gesprekken over de lopende zaken, maar af en toe zul je gevraagd worden voor een klus die om een projectmatige aanpak vraagt. Als extern adviseur begint je project meestal met een telefoontje van een organisatie die hulp inroept.

 

In beide gevallen is het verstandig om in het begin ongeveer een uur uit te trekken voor een gesprek om samen het probleem en de opdracht goed door te nemen. Voor dit gesprek worden in de praktijk verschillende namen gebruikt: intake-interview, probleemidentificatie-interview, startgesprek, entreegesprek, contracteringsgesprek, etc. Het doel is steeds hetzelfde, namelijk helder krijgen wat het probleem is en wat je klus inhoudt. Na dit gesprek kom je meestal op korte termijn met een globaal voorstel voor je aanpak van de opdracht.

 

Hoe pas je het toe?

Voorbereiding

  • Vaak ligt het initiatief voor het eerste gesprek bij de opdrachtgever. Je hebt hierdoor niet altijd tijd om het gesprek uitgebreid voor te bereiden. Zorg daarom dat je een aantal standaardlijstjes uit je hoofd kent die je helpen de juiste vragen te stellen, bijvoorbeeld het 6W-model, het 4M-model, het SWOT-model, of het 7S-model.
  • Als je de tijd hebt, lees je dan in! Zeker als je van buiten de organisatie komt. Zoek op internet wat je kunt vinden over de organisatie en de persoon met wie je een gesprek hebt. Als je al weet over welk onderwerp het gaat, oriënteer je dan ook inhoudelijk.

 

Het gesprek

  • Focus in de eerste plaats op de relatie. De opdrachtgever heeft iemand nodig aan wie hij met een gerust hart een opdracht toevertrouwt. Je krijgt de klus omdat de opdrachtgever graag met jou wil werken, niet omdat je in korte tijd een zo volledig mogelijke vragenlijst weet af te werken.
  • Stel open vragen. Laat de ander zijn verhaal doen. Pas de LSD-techniek toe: luisteren, samenvatten, doorvragen.
  • In principe heb je maar één hoofdvraag: “Wat is volgens u het probleem?” of “Waar kan ik u mee helpen?”. Vervolgens vraag je hier op door, bijvoorbeeld aan de hand van de 6W-vragen: Wat, Waardoor, Wie, Wanneer, Waarom, Waar?
  • Maak aantekeningen. Je wilt na afloop een voorstel op papier kunnen zetten waarin de opdrachtgever zijn of haar eigen woorden herkent.
  • Vergeet niet om tegen het eind van het gesprek een aantal praktische zaken aan de orde te stellen:
    • Zijn er interne stukken beschikbaar die je kunt krijgen om je verder in te lezen?
    • Zijn er personen binnen de organisatie met wie je contact op kunt nemen voor meer informatie?
    • Het tijdsbestek: wat moet wanneer ongeveer gerealiseerd zijn?
    • De omvang van het project: hoeveel uur of welk budget heeft de opdrachtgever in gedachten?
    • De volgende stap: is het de bedoeling dat je met een (project)voorstel komt? Voor wanneer?
    • De vervolgafspraak.

            

Meer informatie